الموعد النهائي لتقديم طلبات المنح العادية للأمانة العامة للمؤسسة الأورو-متوسطية لدعم المدافعين عن حقوق الإنسان هو 01 فبراير/شباط 2012
يمكن استشارة مجلس الإمناء عبر الإيميل أو الهاتف أو مؤتمر عبر الهاتف من أجل اتخاذ قرارات سريعة. يقدم أعضاء مجلس الأمناء قرارهم وتعليقاتهم للأمانة العامة عادة خلال عشرة أيام من استلام الطلب.
في الحالات الفردية الحرجة، يمكن للأمانة العامة أن تطلب اتخاذ قرار خلال فترة أقصر. وفي حالات فردية استثنائية، خصوصاً الحالات المتعلقة بتهديدات لسلامة الأفراد أو أمنهم يكون عامل الوقت فيها حاسماً، يمكن اتخاذ القرار من قبل الرئيس وأمين الصندوق.
تتم مناقشة الطلبات المؤهلة خلال الاجتماعات العادية لمجلس الأمناء، والتي تعقد مرتين سنوياً.
تتحقق المؤسسة بشكل سريع من وضع مقدم الطلب، بما في ذلك تقييم لوضعه السياسي، وتقييم للفرد أو المنظمة المتقدمة، وقضية حقوق الإنسان المعنية، وطبيعة التدخل الأمثل على ضوء السياق الموجود.
تقوم المؤسسة بسرعة وبصفة منهجية بالتشاور مع الشركاء القطريين والإقليميين والدوليين بشأن استراتيجية التدخل.
إن أحد الأهداف الرئيسية لتدخل المؤسسة هو ضمان الاستدامة والمنظور بعيد المدى. سيتم ربط التدخل قصير المدى باستراتيجية بعيدة المدى وذلك حيثما كان ممكنا.
تقوم المؤسسة بفاعلية بتيسير عملية التواصل بين مقدمي طلبات التمويل والجهات أو المؤسسات الدولية المانحة الأخرى ليتسنى لمقدمي الطلبات أن يعرضوا مشاريهم أو أوضاعهم على هذه الجهات التي قد يكون بإمكانها تقديم دعم مالي أو مؤسسي طويل الأمد.
تشكل الرقابة الذاتية والتقييم من قبل المؤسسة جزءا رئيسيا في جميع تدخلاتها.